Las conocidas siglas GMAO significan Gestión de Mantenimiento asistida por ordenador, y que vienen a corresponder, en terminología anglosajona, con las siglas CMMS (Computer Maintenance Management Software).

Las aplicaciones GMAO, consisten en un programa informático que permite la gestión de los servicios de mantenimiento de los equipos e instalaciones dentro de una empresa, tanto mantenimiento correctivo como preventivo, predictivo, etc. En esencia, las aplicaciones GMAO trabajan como una gran base de datos que contiene información sobre la empresa y sus operaciones de mantenimiento.

Generalmente, los programas GMAO, suelen incluir los siguientes módulos;

Actualmente la tendencia general de los departamentos de mantenimiento de las empresas es hacia la informatización, y la utilización de aplicaciones GMAO es cada vez más la norma habitual. Sin embargo en muchas ocasiones la introducción de estas herramientas de gestión presenta más inconvenientes que ventajas, pero ¿cuál es el motivo?

El motivo muchas veces viene derivado del poco presupuesto que invierte la empresa para la adquisición de una aplicación GMAO, lo cual hace que se decida a implantar un software GMAO genérico de bajo coste (o incluso los hay gratuitos), las cuales en muchas ocasiones se convierten en un obstáculo de la labor que se venía desarrollando hasta ese momento, ralentizando y encareciendo la función del mantenimiento.

Es muy importante tener presente que los programas comerciales deben adaptarse a la forma de trabajo de cada empresa y no al revés, de lo contrario es muy fácil que se produzca rechazo, y que el personal asimile el cambio con un aumento de carga de trabajo, aumento de la burocracia y una sensación de estar sujetos a unas tareas que no crean valor a las labores de mantenimiento.

Por ello, es necesario analizar detenidamente las necesidades a la hora de la implantación de los programas GMAO, así como seleccionar el programa que más se ajuste a las necesidades reales de cada empresa.

Otra alternativa, que suele ser la mejor opción para la mayor parte de las empresas, es adquirir un software adaptado a las necesidades específicas de cada empresa, obviamente esto requiere crear un software GMAO hecho a medida, lo cual tiene el inconveniente de su alto coste y largo tiempo para su desarrollo e implementación, requiriendo además de una comunicación fluida entre el equipo de mantenimiento y el de la empresa que desarrolla el software.

Existe una última opción, que posiblemente será la mejor opción (en términos económicos y de funcionalidad), que consiste en que sea el propio personal del departamento de mantenimiento el que se encargue de desarrollar su propia aplicación GMAO hecha a medida y adaptada a las necesidades de su empresa. Para ello tan solo se necesita un software para gestión de bases de datos, como por ejemplo el difundido ACCESS, un programa con muchas posibilidades, tantas, que muchos programas GMAO comerciales han sido compiladas a partir de una aplicación desarrollada en ACCESS (una vez compilada ya no se puede volver a modificar).

Una ventaja de desarrollar una aplicación GMAO en ACCESS es que se trata de una aplicación muy conocida y fácil de conseguir (viene con el paquete Office), además de su facilidad de aprendizaje, existen multitud de recursos y material didáctico en Internet accesibles gratuitamente para su consulta. Es importante señalar también, que para desarrollar una aplicación GMAO en ACCESS no es necesario poseer conocimientos de lenguajes de programación, ni ser titulado en informática, algo muy importante si lo que se trata es de que el propio personal del departamento de mantenimiento desarrolle su propia aplicación GMAO, con la ventaja también, de ser los que mejor van a conocer las necesidades reales de su propio trabajo dentro de la empresa.

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Toda empresa de Ingeniería grande, mediana o pequeña, es muy probable que en algún momento tenga que acometer el desarrollo de proyectos más o menos complejos. En estos casos contar con las herramientas adecuadas y las personas capacitadas es lo más importante para culminar los proyectos con éxito y con ello poder generar los beneficios para la empresa.

Cuando no se planifica detalladamente, se corre con el riesgo de encarecer la obra por los incrementos de costos producidos por atrasos innecesarios y falta de coordinación. La responsabilidad que debe asumir en estos casos el gestor del proyecto es muy grande, probablemente están en juego miles de Euros, y en caso de una deficiente gestión del proyecto se puede poner incluso en peligro la supervivencia de la empresa.

El Triángulo del proyecto nos indica los 4 factores elementales sobre los que se desarrolla un proyecto, y que la ponderación de cada uno de estos factores tiene influencia al menos en alguno de los restantes.

Es decir,  que no se puede cambiar el ámbito, la programación o el presupuesto de un proyecto sin que al menos una de las otras dos partes se vea afectada.

1- TIEMPO: El tiempo para completar el proyecto, que se refleja en la programación del mismo.

2- DINERO: El presupuesto del proyecto, que se basa en el costo de los recursos; personas, equipamiento y materiales necesarios para realizar las tareas.

3- ÁMBITO: Los objetivos y las tareas del proyecto, así como el trabajo necesario para realizarlo.

4- CALIDAD: es la cuarta parte del triángulo de proyecto. Se encuentra en el centro, donde cualquier cambio en cualquier lado le afecta.

Por ejemplo, si vamos por delante de lo programado, se podría permitir más tiempo para las tareas existentes. Con este tiempo y ámbito adicionales, el resultado final podría ser un producto mejor, mejorando la calidad del producto.

La adecuada planeación de un proyecto es responsabilidad del gestor del Proyecto, que debe combinar de forma adecuada los diversos factores que intervienen en el proyecto, con el objetivo de para maximizar el beneficio sin comprometer la calidad del producto, ni los plazos de entrega.

La productividad es la herramienta fundamental para el éxito de cualquier negocio. La información, la experiencia y los conocimientos colectivos le otorgan a la organización potencial y valor (actual y de futuro). Por ello, es importante que los miembros de la organización cuenten con herramientas y aplicaciones que faciliten la toma de decisiones.

Actualmente existen diversas herramientas informáticas adecuadas para la gestión de proyectos, entre las más conocidas se encuentran; Primavera Project Palnner de Oracle y el Project de Microsoft.

También existen aplicaciones gratuitas o de software libre, entre las que sobresalen; OpenProject, ProjectLibre, GanttProject y OpenWorkbench. Estas aplicaciones se asemejan bastante en el funcionamiento al Project de Microsoft y actualmente se encuentran únicamente en idioma Inglés.

El MS Project es una herramienta que permite planear sistemáticamente las tareas y las fases de un proyecto. El Project, en la actualidad, es una de las herramientas más utilizadas para una gestión eficaz en el desarrollo de planes, asignación de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo.

Microsoft Project es un software de administración de proyectos diseñado por Microsoft para ayudar a los gestores de proyectos en el desarrollo de planes, asignación de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo. La aplicación crea calendarización de rutas críticas, además de cadenas críticas y metodología de eventos en cadena disponibles como add-ons de terceros. Adicionalmente, Project puede reconocer diferentes clases de usuarios, los cuales pueden contar con distintos niveles de acceso a proyectos, vistas y otros datos.

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